Assurer la rentabilité d’une entreprise passe souvent par une simplification des tâches administratives. Ces dernières sont, en effet, chronophages et ressenties comme pénibles, surtout s’il s’agit de signer, à la main, une pile de documents. La signature digitale peut être d’une grande aide dans ce cas. Souvent apposée sur des documents PDF, elle les personnalise et les légalise simplement et efficacement.
Le PDF : un format reconnu dans le monde entier
Le format PDF est certainement l’un des plus employés dans le monde de l’entreprise. Inaltérable et sécurisé, il permet de transmettre les documents importants de la société à tous les employés, les prospects, l’administration ou les clients. On pourrait croire que ce type de document doit toujours être imprimé avant d’être signé.
Ce n’est pas le cas. Il existe une signature électronique PDF qui permet de signer le document de manière sûre, légale et personnalisée, sans l’imprimer. Elle simplifie les tâches administratives de tout le monde : plus d’impression, de délai de passage à la signature, de scan. Automatisé, le processus permet de gagner un temps précieux.
Signer un PDF : comment faire ?
Dans une entreprise, la plupart des documents importants doivent être signés. Ces documents peuvent avoir des sources internes ou externes. Ils peuvent venir des employés de la société, de ses sous-traitants, de prospects ou de clients.
Le moyen le plus simple de signer ces types de documents est la signature digitale. Comment ça marche ? La plupart du temps, la mise à la signature des documents transite par une solution d’eSignature. Proposée par une société spécialisée, cette solution permet de signer des documents qu’elle envoie dans un mail via un système sécurisé qui permet notamment d’identifier le signataire.
À qui faire confiance pour une signature digitale ?
Différentes sociétés proposent des services de signature électronique PDF. Pour les départager, il est recommandé de se baser sur certains critères. La sécurité est certainement celui qui est le plus important.
Il convient de choisir une société qui offre de véritables garanties, notamment dans le traitement des données. Sélectionner une solution de signature en ligne hébergée et certifiée sur le territoire européen est une bonne idée, car certains documents à signer peuvent être sensibles.
Faire le choix d’une solution qui permet de vérifier le signataire est également important. Opter pour une double authentification est même essentiel. Le signataire possède un code et reçoit un SMS pour le confirmer.
Tout se fait désormais en ligne. Les documents à signer sont envoyés par mail, lus, corrigés éventuellement et signés, avec une signature personnalisée qui rappelle l’écriture à la main, avant d'être envoyés à leur destinataire rapidement. Tout le monde gagne du temps, est plus dispos et peut se consacrer pleinement à des ouvrages plus importants.